Iedere dag starten er weer veel jonge, veelbelovende mensen een eigen bedrijf. Ook op TBforum kunnen velen daar over meepraten. Omdat er waarschijnlijk nog een hoop mensen twijfelen of niet goed weten waar te beginnen heb ik een soort checklist samengesteld die je een beetje opweg helpt met hoe je het allemaal aan moet pakken wanneer je een eigen bedrijf begint.
Checklist startende ondernemer
Waar begin ik?
- Ga op een willekeurige vrije dag (ma-vr 09:00/17:00) naar de Kamer van Koophandel in jouw regio. Neem je identiteitsbewijs mee en alle benodigde NAW gegevens. Bedenk eventueel nog andere handelsnamen (indien je die wilt gaan voeren, een soort aliassen) en zorg dat je alles bij de hand hebt. Neem ook pen en papier mee. Wanneer je minderjarig bent moet een van je ouders mee om voor je te tekenen.
Je krijgt enkele dagen later een uittreksel en factuur thuisgestuurd. Je mag dit geld aftrekken van de belasting. Vaak staat na 2 werkdagen je KvK al in de database
- Ga naar (Log in om link te zien!) en download het formulier. Vul deze in. Het is belangrijk dat je iemand met verstand hiervan mee laat kijken. Voeg bij dit formulier een kopie van je identiteitsbewijs en stuur dit zsm op naar de Belastingdienst. Deze stuurt je in ongeveer 14 werkdagen een BTW nummer toe en bevestiging van aangifte. Echter kun je zelf je BTW nummer raden; dit is je sofinummer met NL ervoor en B01 erachter (indien eenmanszaak)
- Als je eventueel een ander correspondentie adres wilt dan je huisadres, bijvoorbeeld een postbus, moet je zorgen dat je deze aangevraagd hebt vóór je naar de KvK gaat.
Openen van een zakelijke bankrekening.
Bij je bedrijf hoort natuurlijk een zakelijke bankrekening. Hiervoor raad ik persoonlijk de Rabobank aan. Hier zitten vele voordelen aan en je persoonlijke bankrekening blijft erbuiten en bovendien is de service voor bedrijven vele malen beter dan voor particulieren (is mijn ervaring). Zo kun je profiteren van allerlei aanbiedingen en dergelijke.
- Je belt naar de rabobank (gegevens op (Log in om link te zien!) ) en maakt voor jouw woonplaats een afspraak voor en gesprek
- Neem ook naar je gesprek je legitimatie mee, je KvK uittreksel en een van je ouders (voor handtekening) indien je minderjarig bent.
- Tijdens het gesprek gaan ze (puur uit interesse) verschillende dingen aan je vragen. Bereid je daar dus op voor. Schrijf eventueel wat dingen op. Ze gaan vragen naar hoe je werk wilt gaan, waar je klanten vandaan wilt halen, wat voor werk je bedrijf gaat doen, wat je toekomstplannen zijn etc. Ook pakken ze je website er bij. Leuk dus als die af is
- Na een gesprekje krijg je direct een bankrekening nummer welke 24 uur later actief wordt. Ook krijg je een apparaatje om te internet bankieren en een hele hoop informatie mee naar huis + een kopie van je contract. Vanaf dan heb je een zakelijke rekening.
- Je pas gegevens + pasje worden apart van elkaar opgestuurd en alleen JIJ mag je bankpas aannemen. Zorg dus dat je thuis bent in de dagen nadat je een afspraak bij de bank hebt gehad. Ook dan moet je je legitimatie laten zien.
- Ze zullen proberen je verzekeringen etc. aan te smeren bij de bank: Je hebt geen interesse. Gewoon nog niet aan beginnen.
Het Rabo ondernemerspakket
Wat je wel moet doen, en wat ze je ook aanbieden tijdens dit gesprek, is het Rabo ondernemers pakket. Je krijgt hierdoor allerlei voordelen, die ze je uitleggen, maar bovenal de eerste 2 jaar GRATIS betalingsverkeer! Een dergelijk pakket kost slechts 1,25 (ofzo) per maand, die je eens per kwartaal kunt betalen. Dat is dus de moeite.
Wat zijn mijn noodzakelijke kosten?
Om te beginnen mag je alle onkosten voor je bedrijf van de inkomstenbelasting aftrekken. Alles wat je aanschaaft 'voor je bedrijf' mag je dus van je belasting aftrekken. Alle BTW die je betaald mag je laten terugbetalen, erg handig Ook de eerste 3 maanden voor de start van je bedrijf mag je al dingen aanschaffen voor je zaak.
Kosten inschrijving + uittreksel KvK verschillen per regio, kijk hiervoor op de website van de Kamer van Koophandel. Dit bedrag ligt rond de €50,-
- Enveloppen, postzegels, papier, cartridges, mappen, kladblok, memo blaadjes en andere accessoires. Kortom alle noodzakelijke dingen.
(Nadat je een uittreksel hebt thuis gekregen kun je hiermee ook naar de OfficeCentre en Makro voor een lidmaatschap, neem dan ook je legitimatie mee. Je kunt hier voortaan voordelig voor je bedrijf inkopen doen. Verder is de Bruna ook een prima winkel.)
- Boekhouder: Als klein bedrijf heb je gelukkig niet zoveel boekhoud kosten. Echter soms is het wel verstandig daar iemand voor in dienst te nemen. Laat jezelf eens goed informeren hierover en zorg dat je kosten niet te hoog oplopen. Vaak kun je het met een goed boekhoudprogramma ook zelf.
- Optioneel: Briefpapier, enveloppen en visitekaartjes. Het is natuurlijk altijd leuk om dit te hebben. Zeker als je met mensen IRL gaat communiceren. Dan straalt het professioneel uit.
Administratie en boekhouding
Als je een eigen bedrijf hebt is het noodzakelijk dat je goed je boekhouding en administratie bijhoud. Als je het goed organiseert is het een eitje. Je kunt het volgende doen:
Facturatie
Je hebt een klantenbestand en facturen, verdere dingen heb je niet nodig.
Je zou hiervoor ADBplus kunnen downloaden cq. kopen. Ik persoonlijk vind het een erg fijn programma.
Dit programma is gratis tot 250 facturen en erg handig, je kunt er alles mee. Ik zou je er eventueel mee op weg kunnen helpen mocht je het besluiten te downloaden. Moet je maar even contact met mij opnemen.
- Het enige dat jij bij je facturactie en boekhouding nodig hebt zijn debiteuren (je klanten) en facturen. Alle andere opties lijken me zwaar overbodig. Echter vind je dit zelf prettig werken, kun je het natuurlijk wel doen. Maar maak het jezelf niet onnodig ingewikkeld.
Facturen dienen het volgende te bezitten:
- Het is verplicht om een factuurnummer te plaatsen die voor iedere factuur ophogend is.
- Het is verplicht om de BTW, inclusief het percentage te tonen.
- Verder moeten uiteraard klant naam + adres en je eigen naam + adres op de factuur staan.
(Op (Log in om link te zien!) staat ook nog een checklist)
Administratie en boekhouding
Je zou je administratie als volgt in kunnen delen:
Pak 3 mappen (ordners) met in elke map 3 tabbladen (voor elk kwartaal) 1. Facturen in (crediteuren/leveranciers)
Hierin komen alle inkomende facturen, met de nieuwste bovenop. Tussen elk kwartaal een nieuw tabblad en ga zo maar door. Alle facturen, bonnetjes etc. Stop je dus in deze map. Kassabonnetjes kopieer je, om te voorkomen dat deze na een tijd niet meer leesbaar zijn. 2.Facturen uit (debiteuren/klanten)
Alle facturen die verstuurd zijn naar klanten (dus ook digitale) print je uit en doe je in deze map, met de nieuwste bovenop. Wederom doe je voor ieder kwartaal een tabblad ertussen. 3. Brievenboek + Bankbrieven
Hierin heb je slechts 1 tabblad. Voorop doe je de bank afschriften, ook de nieuwste bovenop. Achter een tabblad doe je de correspondentie met klanten en overigen (uittreksels KvK etc. etc.). In de toekomst kun je de correspondentie in een aparte map doen.
Aangifte Omzetbelasting (BTW):
Ieder kwartaal krijg je bericht van de belastingdienst dat je aangifte BTW moet doen. Dit wil niets anders zeggen dan dat je alle BTW die je ontvangen hebt van je klanten, moet afdragen aan de Belastingdienst. Uiteraard kun je de BTW die je al betaald hebt aan je leveranciers hiervan aftrekken.
Ieder kwartaal maak je een overzicht van alle BTW die je afgedragen en ontvangen hebt. Is het bedrag van (af te dragen – te ontvangen) positief, moet je betalen aan de belastingdienst. Is dit bedrag negatief (en dat is vaak in het begin), dan ontvang je het BTW bedrag terug van de belastingdienst.
Er is een maar, en ook een hele interessante. Er bestaat een zogenaamde “Kleine Ondernemers regeling”, wat het volgende inhoudt:
- Als je meer dan € 1.883 op jaarbasis aan btw moet betalen dan krijgt je jammer genoeg geen enkel voordeel te betalen bedrag aan btw.
- Als je € 1.883 of minder, maar meer dan € 1.345 aan btw moet afdragen, dan kun je een vermindering van te betalen btw krijgen van 2,5 maal € 1.883 min het bedrag dat je aan btw moet betalen.
- Als je minder dan € 1.345 aan btw hoeft te betalen dan is de vermindering gelijk aan het bedrag dat je hoeft te betalen. Kortom, je hoeft dus geen btw af te dragen.
Vaak kom je als starter in aanmerking voor die laatste regel als je slim boekhoudt.
De inkomstenbelasting:
Eenmaal per jaar vraagt de belastingdienst aan je om de aangifte inkomstenbelasting te doen. Hiervoor doe je het volgende : Privé:
- Je verzamelt je jaaropgave(s) bij werkgevers
- Je verzamelt alle rekeningen die je van je zorgverzekeraar hebt gehad (als je een hoop ziektekosten had) Zakelijk:
- Vanuit je factuurprogramma maak je een overzicht van alle uitgaande facturen op 1 enkele sheet. Dit doe je over het gehele jaar.
- Voor de inkomende facturen doe je precies hetzelfde.
Hiermee heb je dus een totaaloverzicht. Dit stuur je op naar je boekhouder, die dit allemaal keurig verwerkt in de boekhouding en je een jaaroverzicht stuurt.
Even terugkomend op de Omzetbelasting zou je in dit voorbeeld dus€450 –€80 =€370 terugkrijgen aan BTW.
Hoe ga je te werk?
Wat kan ik vragen?
Een redelijk uurloon begint vanaf €30,00 per uur. Aan de hand van hoe goed je bent, hoeveel werk je hebt en hoeveel onkosten kan dat ophogen tot zo hoog je maar wilt. Ga in ieder geval vooral niet voor minder werken!
Mijn persoonlijke tip is probeer zeker bij eerste opdrachten minimaal alleen vanaf opdrachten voor 100 euro te werken. Anders is het verspilde moeite.
Offerte of factuur op uurbasis?
Ik persoonlijk prefereer offertes in het begin en factuur op uurbasis bij vervolg opdrachten omdat je de klant dan al een beetje kent en het vaak minder werk is. Met offertes werken is voor jou fijn en voor je klant, want je spreekt van te voren een prijs af, dus geen verrassingen voor de klant en dus ook geen akkefietjes. Kies maar zelf wat je het prettigst vind.
Bewaren van correspondentie
Het is belangrijk dat je alles goed aanpakt en jezelf goed (vooral juridisch gezien) indekt. Dit ook om je klanten tevreden te houden. Daarom moet je alles (!) maar dan ook echt alles bewaren. Alle opdrachten, brieven, mailtjes etc. Moet je bewaren. Gebruik hiervoor een back up programma.
Offertes en contracten
Ga je een contract aan met een klant, laat deze dan altijd een handtekening onder de offerte of het contract zetten. Dit is noodzakelijk kwaad.
Wat de eisen aan een offerte zijn, kun je aan mij vragen. Dat nemen we samen wel door. Dit komt best serieus. Als de klant hier zijn handtekening onderzet sta je in ieder geval sterk.
Algemene voorwaarden
Zorg dat een klant altijd op de hoogte is van je algemene voorwaarden. Lezen doet niemand ze, maar juridisch gezien heb je ze nodig. Stuur deze dus altijd mee als onderdeel van een offerte of contract. Doe je dit niet, dan hang je mocht het verkeerd uitpakken. Speel open kaart en geef je AV ALTIJD!
Een voorbeeld van juridisch verantwoorde Algemene voorwaarden kun je vinden op de website van de Kamer van Koophandel. Neem deze een keer door en verander ze in wat voor jou van toepassing is. Laat je Algemene voorwaarden door meerdere mensen lezen en neem op wat zij voor tips en commentaar geven.
Als tip kan ik je meegeven dat je ook eens AV's van andere bedrijven in dezelfde branche moet bestuderen, hier kun je dingen uit halen.
Tot slot: Waar moet je voor uitkijken?
Al direct na je inschrijving bij de KvK krijg je allerlei rotzooi, reclame en andere 'spectaculaire' aanbiedingen thuis gestuurd. Of je een verzekering wilt, of je opslagruimte wilt, of je drukwerk wilt, of je een boekhouder wilt. Ook hierop NOOIT ingaan. Direct naar de prullenbak ermee.
Kortom: Alles wat ze je proberen aan te smeren moet je gewoonweg NIET doen, hoe overtuigend ze ook klinken en hoe goed de argumenten ook zijn.
Ik wens iedere startende ondernemer erg veel succes en ik hoop dat jullie wat hadden aan deze tips. Uiteraard zullen er mensen zijn die hier nog wat aan toe kunnen voegen, schroom niet!
