Checklist startende ondernemer 2.0
Iedere dag starten er weer veel jonge, veelbelovende mensen een eigen bedrijf. Ook op TBforum kunnen velen daar over meepraten. Omdat er waarschijnlijk nog een hoop mensen twijfelen of niet goed weten waar te beginnen heb ik de bestaande checklist van Alessia v D. en Menxo aangepast aan de nieuwe regels, procedures en aan de hand van mijn ervaringen. De checklist is geschreven in de hoop mensen er een plezier mee te doen en ze te helpen. Zoek echter belangrijke zaken goed na, want aan dit artikel kunnen uiteraard geen rechten worden ontleend!
Checklist startende ondernemer
Waar begin ik?
- Ga op een willekeurige vrije dag (ma-vr 09:00/17:00) naar de Kamer van Koophandel in jouw regio. Neem je identiteitsbewijs, papier, een pen (en indien je minderjarig bent een van je ouders die voor je kan tekenen), geld en alle benodigde NAW gegevens mee.
Bedenk eventueel nog andere handelsnamen (indien je die wilt gaan voeren, een soort aliassen) en zorg dat je alles bij de hand hebt. Let op: een handelsnaam mag niet teveel op bestaande handelsnamen lijken. Op (Log in om link te zien!) kun je kijken of er handelsnamen zijn die lijken op wat jij als handelsnaam wilt kiezen. Een voorbeeld: Als AB design bestaat kan AB Webdesign problemen opleveren. Kies zodoende voor een handelsnaam die niet lijkt op bestaande namen.
Bij het inschrijven moet er ook een rechtsvorm worden gekozen. In deze checklist ga ik uit van eenmanszaken (let op: dit houdt niet in dat je geen personeel kunt/mag aannemen). Meer informatie over rechtsvormen vind je hier: (Log in om link te zien!)
Je krijgt direct een uittreksel uit het handelsregister mee als je inschrijving voltooid is. Voor niets gaat de zon op, je krijgt direct een factuur voor het inschrijven die je bij voorkeur direct moet betalen. Ga hiervoor uit van een bedrag van maximaal 50,00. Dit zijn direct je eerste kosten, dus dit kun je direct aftrekken van de belasting (daarover later meer). De inschrijving bij de KvK brengt vervolgens elk jaar een kostenpost met zich mee.
Het is verplicht om als je naar voren treedt als bedrijf (bijvoorbeeld via een website of een brief) je KvK-nummer te vermelden.
Leuker kunnen we het niet maken, wel makkelijker
De belastingdienst heeft sinds enige tijd een koppeling met de KvK. Hierdoor wordt je direct bij inschrijving bij de KvK ook ingeschreven bij de belastingdienst. De belastingdienst wil onder andere van je weten:
- hoeveel opdrachtgevers/afnemers verwacht u in het eerste jaar?
- wat verwacht u voor jaaromzet?
- wat schat u voor kosten te hebben in een jaar?
- levert u goederen aan afnemers in andere EU-landen?
- heeft u personeel in loondienst?
- werkt een van uw kinderen mee in de onderneming?
- betaalt u personen die niet op de loonlijst staan of bent u dit van plan?
- hoeveel uur per week verricht u arbeid voor de onderneming?
- heeft u inkomsten uit winst (of verlies) van de onderneming?
- heeft u of krijgt u inkomsten uit loon?
- heeft u of krijgt u inkomsten uit overige werkzaamheden?
- heeft u of krijgt u inkomsten uit een uitkering?
In sommige gevallen krijg je direct een BTW-nummer mee en ben je ingeschreven bij de belastingdienst.
Het is echter ook mogelijk dat u een bepaalt verzoek indient waardoor de belastingdienst een inspecteur uw aanvraag laat beoordelen voordat de inschrijving voltooid is. Een van deze verzoeken kan zijn om gebruik te maken van de kleine ondernemersregeling.
De kleine ondernemersregeling is met name interessant voor mensen die part-time bezig zijn met hun onderneming. Bijvoorbeeld jongeren/studenten die naast hun studie wat bij willen verdienen op legale wijze. In het kort houdt deze regeling in dat u als u een eenmanszaak start (of een maatschap dan wel VoF) en u moet na aftrek van de voorbelasting maximaal 1.883 BTW betalen (bedrag van 2008) en u voldoet aan uw administratieve verplichtingen voor de BTW dat u wel BTW kunt berekenen aan uw klanten, maar deze niet af hoeft te dragen aan de belastingdienst. Gevolg is wel dat het andersom ook niet mogelijk is om de BTW van een aankoop terug te vorderen. Netto is dit echter wel voordelig aangezien je vermoedelijk meer zult verdienen dan uitgeven (dat is tenslotte wel de insteek). Meer informatie over deze regeling op: (Log in om link te zien!) Deze brochure lezen zal misschien niet direct duidelijkheid opleveren, maar toch is een kleine verdieping hierin erg handig. Het kan veel geld opleveren. In het geval dat je het belastingverhaal niet ziet zitten kun je altijd een gespecialiseerd persoon om hulp vragen. Let wel op de professionele boekhouders zowel veel geld voor je kunnen besparen, maar ook veel kunnen kosten en zeker bij kleinere bedrijven moet je goed de afweging maken of dit wat voor je op kan leveren.
Het is ook verplicht om als je naar voren treedt als bedrijf (bijvoorbeeld via een website of een brief) je BTW-nummer te vermelden.
Openen van een zakelijke bankrekening.
Bij je bedrijf hoort natuurlijk een zakelijke bankrekening. Met een privι rekening mag je geen zakelijke betalingen doen, dat kan je je rekening kosten.
Elke bank heeft zakelijke pakketten en ze willen je allemaal dolgraag hebben. Op de websites van de banken vind je veel informatie over wat ze je kunnen bieden en wat de kosten van een zakelijke rekening zijn.
Veel banken geven tijdelijke kortingen, let hier op. Als je naar een bankkantoor gaat zullen ze je zeker ook allerlei verzekeringen aan willen smeren, wees hier op voorbereid.
De internetbank Bizner heeft een groeiende groep aanhangers onder bedrijven. Ze doen alleen zaken op internet (het is een tak van de Rabobank, maar je kunt niet terecht bij de Rabo voor support). Hierbij krijg je 1.000 transacties per jaar gratis en je kunt ook gratis sms en/of mail krijgen als er bedragen zijn bijgeboekt op je rekening. Daarnaast hebben ze onder andere een saldo-equalizer die er voor zorgt dat er altijd genoeg (maar niet teveel) geld op je betaalrekening staat.
Voor inschrijving heb je een legitimatie, KvK uittreksel (en wederom je ouders voor minderjarigen) nodig.
Wat zijn mijn noodzakelijke kosten?
De noodzakelijke kosten voor een startend bedrijf zijn: KvK-inschrijving en een zakelijke rekening.
Hoe zit het met de belasting?
Dit is niet zomaar even te zeggen, maar meestal betaal je (wederom uitgaande van een eenmanszaak) zowel omzetbelasting als inkomstenbelasting.
De omzetbelasting is de 19% BTW die je rekent op je diensten. Als je voor 11.900 inclusief BTW verkocht hebt moet je 1.000 euro BTW afdragen. Echter: alle BTW die je betaalt hebt mag je hiervan aftrekken. Dus al heb jij voor 1190 euro (inclusief 19% BTW) spullen gekocht hebt voor je bedrijf kun je daarvan de BTW aftrekken. 19% BTW is in dit geval dus 190 euro. Zodoende moet je dan dus 810 (1.000 190) omzetbelasting afdragen. Let op: als je meer BTW betaald hebt dan ontvangen (bijvoorbeeld bij je start) ontvang je BTW terug!
Er zijn echter vele uitzondering die deze regeling niet voor een ieder zo simpel maken en als je gebruikmaakt van de eerdergenoemde ondernemersregeling gaat dit verhaal ook niet op. De belastingdienst zal je door middel van een brief informeren over hoe vaak je aangifte van de omzetbelasting moet doen. Vaak is dit elk kwartaal.
De winst die je als eensmanszaak maakt wordt belast als inkomen uit loon. Je betaalt dus gewoon inkomstenbelasting. Uitgaande van het bovenstaande rekenvoorbeeld heb je dus 11.900 gefactureerd, 810 omzetbelasting afgedragen en voor 1.000 spullen gekocht (dit is het bedrag zonder de BTW). Zodoende heb je een winst van 10.090 gemaakt.
Let op: echt alle kosten die maakt mag je aftrekken. Dus zowel de kosten van de KvK inschrijving als een postzegel als je printerinkt tellen mee.
Ook in de maanden voor je een bedrijf start kun je uitgaven doen, ook deze kun je later alsnog verrekenen. Verder is het zo dat je allerlei regels hebt waardoor je bepaalde vrijstelling hebt of kunt krijgen.
Administratie en boekhouding
Als je een eigen bedrijf hebt is het noodzakelijk dat je goed je boekhouding en administratie bijhoudt. Als je het goed organiseert is het een eitje. Je kunt het volgende doen:
Facturatie
Je hebt een klantenbestand en facturen, verdere dingen heb je niet nodig.
Je zou hiervoor een programma als ADBplus kunnen downloaden cq. kopen. Dit programma is gratis tot 250 facturen en erg handig, je kunt er alles mee. Je kunt natuurlijk ook zelf iets verzinnen/maken waardoor je kunt factureren.
Facturen dienen het volgende te bezitten:
- Het is verplicht om een factuurnummer te plaatsen die voor iedere factuur ophogend is.
- Het is verplicht om de BTW, inclusief het percentage te tonen.
- Verder moeten uiteraard klant naam + adres en je eigen naam + adres op de factuur staan.
(Op (Log in om link te zien!) staat ook nog een checklist)
Administratie en boekhouding
Je moet wat zaken bijhouden als bedrijf. Je moet bijhouden:
- Alle inkomende facturen
- Alle uitgaande facturen
- Alle overige zaken zoals bankafschriften, KvK gegevens en dergelijke
Dit kun je bijvoorbeeld in verschillende ordners bewaren of in 1 ordner met tabbladen. Enkele tips: zorg dat de nieuwste facturen bovenop liggen. Kassabonnetjes kopieer je, om te voorkomen dat deze na een tijd niet meer leesbaar zijn.
Hoe ga je te werk?
Wat kan ik vragen?
Dat moet je zelf bepalen. Aan de hand van klussen die je al gedaan hebt als particulier, of ana de hand van wat andere mensen bijvoorbeeld hier op TBForum vragen kun je een redelijk uurloon bepalen.
Offerte of factuur op uurbasis?
Het handigst is om (zeker bij nieuwe klanten) te werken met offertes. Zodoende heb je zwart op wit wat je afgesproken hebt. Met offertes werken is voor jou fijn en voor je klant, want je spreekt van te voren een prijs af, dus geen verrassingen voor de klant en dus ook geen akkefietjes.
Laat de klant altijd een handtekening onder de offerte of het contract zetten. Dit is helaas een noodzakelijk kwaad om jezelf in te dekken.
Bewaren van correspondentie
Het is belangrijk dat je alles goed aanpakt en jezelf goed (vooral juridisch gezien) indekt. Dit ook om je klanten tevreden te houden. Daarom moet je alles (!) maar dan ook echt alles bewaren. Alle opdrachten, brieven, mailtjes etc. Moet je bewaren. Gebruik hiervoor een back up programma.
Daarnaast is het aan te raden om algemene voorwaarden op te (laten) stellen en bij je offertes en facturen hiernaar te verwijzen. Vrijwel niemand leest ze, maar juridisch gezien zijn ze erg handig. Stuur deze dus altijd mee als onderdeel van een offerte of contract.
Een voorbeeld van juridisch verantwoorde Algemene voorwaarden kun je vinden op de website van de Kamer van Koophandel. Neem deze een keer door en verander ze in wat voor jou van toepassing is. Laat je Algemene voorwaarden door meerdere mensen lezen en neem op wat zij voor tips en commentaar geven.
Als laatste tip: kijk ook eens naar de algemene voorwaarden van andere bedrijven in dezelfde branche, hier kun je dingen uit halen.
Tot slot: Waar moet je voor uitkijken?
Al direct na je inschrijving bij de KvK krijg je allerlei rotzooi, reclame en andere 'spectaculaire' aanbiedingen thuis gestuurd. Of je een verzekering wilt, of je opslagruimte wilt, of je drukwerk wilt, of je een boekhouder wilt. Ook hierop nooit zomaar ingaan. Het kan interessant zijn, maar meestal is het gestandaardiseerde rotzooi waarmee ze je wat aan willen smeren.
Ik ben minderjarig of student
Als je dit bedrijf runt als jeugdige en je werkt slechts parttime omdat je nog op school zit of studeert moet je nog even opletten hoe het zit met bijverdiensten. Als meerderjarige student is het eigenlijk vrij simpel. Je ontvangt studiefinanciering en je mag per jaar maximaal een bedrag van ongeveer 11.000 bijverdienen (check (Log in om link te zien!) voor de huidige bedragen). Met bijverdienen wordt het bedrag waar je inkomstenbelasting over betaald bedoelt, je zult dus begrijpen dat je als je uitgaven/investeringen doet dat je dit bedrag kunt drukken om zodoende niet teveel bij te verdienen. Anders moet je namelijk je studiefinanciering terug betalen ιn ook je OV-jaarkaart wordt doorberekend en dit is niet goedkoop!
Als minderjarige kun je door te veel verdienen veroorzaken dat je ouders geen kinderbijslag meer krijgen. Ben je jonger dan 16 jaar en thuiswonend, dan mag je onbeperkt bijverdienen. Als je niet thuis woont of 16 of 17 jaar bent dan kun je met de SVB-wizard berekenen wat je kunt verdienen: (Log in om link te zien!) . In 2008 mocht een thuiswonende 16/17 jarige 1.240 netto per kwartaal bijverdienen. Als je 1.240 of meer verdient komt de kinderbijslag voor dat kwartaal in zijn geheel te vervallen. Tijdens de zomervakantie van 2008 mag je 1.150 netto extra bijverdienen. Ouders zijn wel verplicht om elk inkomen hoger dan 813 netto per kwartaal aan de SVB door te geven.
Tot slot
Bij deze: heel veel succes voor alle startende ondernemers. Erg veel succes en hopelijk was deze checklist handig voor je.
Mochten er nog mensen zijn die aanvullingen, wijzigingen of wat dan ook hebben: post ze hier zodat het artikel nog aangevuld/uitgebreid kan worden want ik ben zeker niet alwetend!
